Branchentreff total - EVOLUTION - Unternehmen - E/D/E GmbH
. . .

EVOLUTION News

Branchentreff total: Planung ist das A und O

Blick in die Messehalle Leipzig (Foto:E/D/E)

260 Gesprächskojen, circa 10 Beratungsinseln und über 11.400 vereinbarte Termine – das sind nur einige der Fakten, die zum Branchentreff total in Leipzig und damit zum größten Handelsplatz im PVH gehören. Am 11. und 12. September lädt das E/D/E zum siebten Mal zum Branchentreff total nach Leipzig ein. Für die Planung verantwortlich sind Markus Hoffmann, E/D/E Teamleiter Fairs & Events, und sein Team. Sie sorgen für die gesamte Organisation des Branchentreffs. Welcher Aufwand dahinter steckt, verrät er im Interview.

Wann beginnen Sie und ihr Team mit der Planung und welche sind die ersten Schritte?

Markus Hoffmann: Startschuss für die Planungsphase ist die Terminabstimmung mit der Messegesellschaft – also ein Jahr im Voraus. Ab Januar desselben Jahres wird es dann konkreter: In einem internen Kick-off-Termin mit der E/D/E Geschäftsführung und den Geschäftsbereichsleitern definieren wir die wesentlichen Inhalte für den bevorstehenden Branchentreff: Motto, Erscheinungsbild, …

Aus Ihrer Antwort wird die Langfristigkeit eines solchen Projektes deutlich. Wie geht es nach dem ersten Kick-off-Termin weiter?

Langfristig ist ein gutes Stichwort – auch wenn es sich beim Branchentreff um ein immer wiederkehrendes Projekt handelt, ist der Aufwand dahinter enorm. Beispielsweise haben wir in diesem Jahr eine Branchentreff-Website eingerichtet. Hier finden Interessierte Infos rund um die Veranstaltung in Leipzig und gelangen ebenfalls zum Anmeldeverfahren.
Auch das Setup für die Abendveranstaltung überarbeiten wir jedes Mal aufs Neue – und in diesem Jahr haben wir ein komplett neues Konzept erstellt. Verschiedene Food-Trucks sorgen für kulinarische Abwechslung. So gibt es viel Neues zu entdecken und die Möglichkeit, nochmal mit Kolleginnen und Kollegen ins Gespräch zu kommen. 
Der nächste Schritt nach dem Kick-off-Termin ist allerdings die Konzepterstellung: Welche Referenten laden wir für das Azubi-Forum ein? Wo finden die Vorabendveranstaltungen statt? Bis hin zu: Wie statten wir die Kojen aus? Mit diesen und vielen weiteren Fragen beschäftigen wir uns. Das Ganze immer im engen Austausch mit dem Messe-Team aus Leipzig und natürlich unseren internen Entscheidern.

Was sind die wichtigsten Faktoren, die Sie bei so einem Konzept beachten müssen?

Wie sagt man so schön: Der Teufel steckt im Detail. Und das trifft zu. Es gibt definitiv mehrere Stränge, an denen wir ziehen und die wir beachten müssen. Um mal ein Beispiel zu nennen: In diesem Jahr wird es wieder eine große WUPPER-RING Lounge geben. Unter anderem sollen dort Installationen, die hinter der Wand liegen, gezeigt werden. Das hört sich leichter an als es ist, denn für die Darstellung brauchen wir Spezialisten. Das erfordert Meetings mit dem Fachbereich Haustechnik, Meetings mit Messebauern und noch vielen weiteren Involvierten. Und das Ganze nur für einen Ausstellungsbereich.

Dienstleisterkoordination ist ein weiterer wichtiger Faktor. Wir arbeiten mit Messebauern, einem Catering-Unternehmen und vielen weiteren Dienstleistern zusammen. Hier gilt es, das attraktivste Angebot zu finden – denn die Teilnehmer des Branchentreffs sollen zwei bestmöglich organisierte und abwechslungsreiche Tage erleben. Das bedeutet Angebote einholen, Verhandlungen führen, aber auch Messen besuchen, um Inspirationen zu bekommen.

Natürlich greifen wir auch auf die Inhouse-Expertise zurück: Unsere Kolleginnen und Kollegen aus dem E/D/E Marketing unterstützen uns bei der grafischen Darstellung und sämtlichen Layoutentwürfen. Und selbstverständlich ist unsere IT-Abteilung an Bord, denn auch hier muss ein großer technischer Aufwand bewältigt werden. Wir statten die Messehalle selber mit WLAN aus, um den Teilnehmern einen kostenlosen Internetzugang zu bieten. Mein Kollege Stefan Schwartz kümmert sich hier um die professionelle Lösung. Denn zu Spitzenzeiten nutzen bis zu 400 Besucher gleichzeitig das WLAN.
Ich selber bin in der gesamten Konzeptionsphase bis zu drei Mal vor Ort in Leipzig, um dort mit den Verantwortlichen zu sprechen. Bei uns laufen die Stränge alle zusammen.

Was passiert nach der Konzepterstellung? 

Mis Anfang Juli können sich die Branchentreff-Teilnehmer über die Homepage anmelden. Direkt danach öffnen wir die Kalender zur Terminplanung – da heißt es für alle Interessierten schnell sein, damit sie ihre gewünschte Gesprächszeit bekommen. Für mich und mein Team geht es dann an die Hallenplanung. Wo platzieren wir das E/D/E Dienstleistungszentrum? Wie ordnen wir die Kojen an? Wo planen wir das Azubi-Forum ein? Das erfordert Detailarbeit: Zu dieser Zeit findet man in unserem Büro mehrere Stapel mit ausgedruckten Hallenplänen. Und diese Pläne leben, denn es ergeben sich immer wieder Verschiebungen. Steht unsere finale Version, folgt noch mehr Detailarbeit und das heißt unter anderem: Namensschilder, Logos und Beschriftungen für die Kojen drucken.

Was passiert noch vor Ort?

Mein Team und ich reisen vier Tage vor Branchentreff-Beginn an und begleiten den gesamten Aufbau in der 20.000 Quadratmeter großen Halle. Wir gleichen jeden Fortschritt immer wieder mit unseren Plänen ab und koordinieren die Dienstleister. Die meisten Wege legen wir hier mit unseren Elektrorollern zurück, denn alleine vom Empfang bis zum anderen Ende der Halle sind es 150 Meter. So sind wir schnell überall da, wo wir gebraucht werden.
Wenn am 12. September gegen 16 Uhr für die meisten Besucher die Gespräche langsam ein Ende finden, geht es für uns nochmal richtig los. Dann begleiten wir den gesamten Abbau. Feierabend ist für uns erst zwei Tage später.

Ansprechpartner:
Markus Hoffmann
E/D/E Teamleiter
Fairs & Events
+49 202 6096-570
markus.hoffmann@ede.de
  • Der Markt verändert sich. Neues Denken und neue Dienstleistungsangebote sind erforderlich. Wir als E/D/E Gruppe müssen wissen, wie wir zusammen mit unseren Mitgliedern und Partnern erfolgreich bleiben können.

    Erfahren Sie mehr über EVOLUTION
  • E/D/E Unternehmenskommunikation 

    EDE Platz 1 

    42389 Wuppertal

     

    Telefon:+49 202 6096-865

    Fax:+49 202 6096-70739

    Zentrale:+49 202 6096-0

    evolution(at)ede.de

Seitenfunktionen