EVOLUTION: das Housekeeping - EVOLUTION - Unternehmen - E/D/E GmbH
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EVOLUTION News

EVOLUTION: das Housekeeping

Welchen Nutzen können unsere Partner daraus ziehen? Diese Frage stand und steht im Mittelpunkt der Konzeption des Programms zur Stärkung der Leistungsfähigkeit im Tagesgeschäft der E/D/E Gruppe. 

„Viele der Housekeeping-Projekte lassen sich unter der Überschrift Digitalisierung zusammenfassen“, sagt Michael Gasper, Leiter der Strategieimplementierung im E/D/E. „Das Programm hat außerdem eine deutlich internationale Komponente und es betrifft nahezu alle Bereiche unserer Verbundgruppe“, ergänzt Torsten Pirdzun, Bereichsleiter Geschäftsprozessmanagement. 

Multishop: Performance gesteigert, Transparenz erhöht

Zahlreiche Mitgliedsunternehmen haben den E/D/E Multishop in ihr Geschäftsmodell integriert. Sie profitieren von einer deutlichen Performance-Steigerung, die im Rahmen des Housekeeping erreicht wurde: Nach dem Umzug auf eine modernere Server-Umgebung und einer sich daraus ergebenden Anpassung der Shop-Architektur konnte die Verarbeitungs-Geschwindigkeit des Webshops um den Faktor zehn spürbar gesteigert werden. Ein verbessertes Release-Management sorgt für die schnellere Umsetzung von funktionalen Erweiterungen und notwendigen Anpassungen. Die deutlichen Umsatzzuwächse, die über die Multishops generiert werden, zeigen die steigende Bedeutung dieses Vertriebsweges auf: Bis Ende August wurde ein Plus von knapp 30 Prozent zum Vorjahr verzeichnet. 

Um die Anforderungen der Nutzer künftig noch schneller in die Entwicklung und letztlich in die Anwendung zu bringen, werden die Entwicklerkapazitäten des Dienstleisters, mit dem das E/D/E an der Stelle zusammenarbeitet, deutlich erhöht. Zudem wurde das Team eCommerce Services mit einem Anforderungs- und Testmanager verstärkt, der die Weiterentwicklung des Shops intensiv begleiten wird. Im nächsten Schritt wird die Transparenz gegenüber den Shop-Betreibern erhöht: Die Mitglieder erhalten Zugriff auf den Bearbeitungsstatus ihrer Tickets, und die im Team eCommerce Services verwalteten Anforderungen und Weiterentwicklungen werden im kommenden Jahr veröffentlicht.

Mehr Tempo bei der Suche im eLC Shop

Durch die stark gestiegene und nach wie vor wachsende Anzahl an digitalen Bestellungen im eLC Logistikzentrum kam es zu Verzögerungen bei der Artikelsuche. Mit der Implementierung einer innovativen Suchtechnologie („Elastic Search“) wurde auch hier eine deutliche Verbesserung erreicht. Die Nutzer des eLC Shops finden gesuchte Artikel somit nun bis zu 20-mal schneller als zuvor. Geplant ist, dass die hierfür verwendete Technologie auch den Mitgliedsunternehmen zur Verfügung gestellt wird.

Auftragsabwicklung 4.0 für unsere Partner

Ein weiteres Digitalisierungsprojekt im Rahmen des Housekeepings beschleunigt und verbessert zukünftig den Bestell- und Auftragsprozess zwischen Mitgliedern und Lieferanten. Mitglieder, die bereits elektronisch beim eLC Logistikzentrum bestellen, können nach geringfügigen Anpassungen der bestehenden E/D/E Schnittstellen zukünftig auch Bestellungen elektronisch direkt an die Lieferanten übertragen. Bestellbestätigungen und Lieferavise werden dann auf dem gleichen Weg zurückgespielt. Die zeitaufwändige und fehleranfällige Auftragsabwicklung per Telefon, Fax oder E-Mail gehört dann der Vergangenheit an. Der neue Service wird unabhängig von den vorhandenen eLC Prozessen  eingeführt und ermöglicht eine agile Weiterentwicklung auf Basis der Anforderungen von Mitgliedern und Lieferanten. Neben den gängigen Transaktionsstandards unterstützt die E/D/E Gruppe auch die Anbindung an verbreitete Warenwirtschaftssysteme im PVH. Der neue Service wird schrittweise in mehreren Projektphasen entwickelt. Zunächst geht es darum, die bereits beschriebenen Kernfunktionalitäten bereitzustellen. In der nachfolgenden Pilotphase, die Ende des Jahres startet, fließen die Feedbacks und Erfahrungen von namhaften Pilotpartnern ein.

Moderne Zentralregulierung in Echtzeit: Start in Frankreich

Die ETRIS BANK hat eine moderne IT-Plattform für die digitale Zentralregulierung entwickelt. Sie ist gekennzeichnet durch in Echtzeit nachvollziehbare Buchungsprozesse, ein digitales Belegjournal und automatisierte Zahlungsabwicklung – das bedeutet mehr Komfort und Geschwindigkeit für unsere Partner in Frankreich. Seit dem 1. Juli läuft die neue Plattform im Nachbarland für die dortige Tochtergesellschaft DELCREDIT France. Die Implementierung ist abgeschlossen, sodass die weiteren Projektschritte mit dem Ziel der Umstellung des gesamten Verbundsystems angegangen werden können.

Mehrwert für ZR-Lieferanten – und das gesamte Verbundsystem

Neu konzipiert wird im Rahmen des Housekeepings der Prozess zur Gewinnung neuer Zentralregulierungs-Lieferanten im In- und Ausland. Ziel ist es, in der Akquise und Anbindung schneller zu werden, Nähe zu schaffen und den Lieferanten Mehrwerte zu bieten. Hierin sieht die E/D/E Gruppe erhebliche Potenziale für das Verbundsystem, denn die Gewinnung neuer Vertragslieferanten stärkt das gesamte Verbundnetzwerk. Gerade im internationalen Geschäft ist das Potenzial groß. Das Projekt startete im Mai und umfasst mehrere Komponenten. Dazu zählt, für die Mitgliedsunternehmen Transparenz über die bestehenden Abrechnungsmöglichkeiten mit den Lieferanten in den jeweiligen Ländern zu schaffen. Die aktive Kommunikation über die Aufnahme neuer ZR-Vertragslieferanten in das internationale Verbundnetzwerk hinein gehört ebenso zu den definierten Aufgaben in dem neuen Prozess.

Automatisierung der Zahlungsprozesse

In einem weiteren Housekeeping-Projekt digitalisiert das E/D/E seinen internen Rechnungsworkflow für alle Positionen der Sachkosten: ein klarer Schritt, auch bei den internen Prozessen auf Best-Practice-Niveau zu agieren. Ziel ist eine Effizienzsteigerung im Unternehmen. Das Projekt ist bis Frühsommer 2019 geplant. 

Mehr Effizienz in der Katalogproduktion

Im Geschäftsbereich Marketing wurden verschiedene Housekeeping-Projekte aufgesetzt, um die Prozesse der Katalogproduktion zu optimieren. Dies hat auch dazu geführt, dass die eLC Kataloge in diesem Jahr vor dem geplanten Termin veröffentlicht werden konnten. Auch die Abläufe im Übersetzungsmanagement für die internationalen Kataloge wurden verbessert. In der Folge verringern sich bei zukünftigen Übersetzungen durch intelligenten Technologieeinsatz die Korrekturaufwände, die Effizienz der Produktion wird erhöht. 

Konsequente Erfolgskontrolle beim E/D/E institutionalisiert

Das E/D/E überprüft die Housekeeping-Projekte fortwährend auf ihre Wirkung. Einige Beispiele: Das digitale Bonusbeleg-Portal, das in diesem Frühjahr live geschaltet wurde, wird von den Mitgliedsunternehmen bereits gut angenommen. Dadurch entfallen circa 50 000 Papierseiten pro Jahr. Neben der Verschlankung von Prozessen und der Kostenersparnis ist dies ein positiver Beitrag zur ökologischen Nachhaltigkeit.

Auch die zusätzlichen Lieferservices für ihre Endkunden fragen die Mitgliedsunternehmen nach: Durchschnittlich nutzten mehr als 140 Unternehmen pro Monat die Services, besonders gerne das telefonische Lieferavis. Ferner zeigt der verbesserte Prozess zur Erstellung und Anforderung von Langzeit-Lieferantenerklärungen eine positive Wirkung: Seit dem Start im Juli haben rund 60 Mitgliedsunternehmen auf das Portal zugegriffen, um sich dort die benötigten Dokumente zu beschaffen. Die Zeitersparnis bei den Mitgliedern wie auch im E/D/E ist immens.

Housekeeping kurz erklärt

Das Housekeeping-Programm ist ein wichtiger Handlungsstrang des Strategie- und Organisationsentwicklungsprozesses EVOLUTION und wurde unter anderem auf der Basis der Erkenntnisse aus der Innovativen Stakeholder-Analyse ISA gestartet. Ziel war und ist, spürbare Verbesserungen für die Partner auf Mitglieder- und Lieferantenseite zu erreichen – durch direkte Effekte oder indirekt durch Effizienzsteigerung in E/D/E internen Prozessen. Insgesamt sind in Phase I

vierzig Projekte gestartet worden, die bereits laufen beziehungsweise bereits abgeschlossen sind. Bis zum Ende des Jahres werden 25 Projekte erfolgreich bearbeitet worden sein.

Ansprechpartner: Michael Gasper
Leiter Strategieimplementierung
+49 202 6096-399
michael.gasper@ede.de Torsten Pirdzun
Bereichsleiter Geschäftsprozessmanagement
+49 202 6096-5533
torsten.pirdzun@ede.de
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