„Die hohe Nachfrage nach einem geeigneten Instrument, um wichtige Daten nicht mehr zeitintensiv abtippen zu müssen, sondern direkt erfassen und verarbeiten zu können, ist uns gut bekannt“, erklärt Frederik Diergarten, Geschäftsführer der PVH FUTURE LAB GmbH. „Deshalb haben wir den Markt eingehend sondiert, verschiedene Produkte miteinander verglichen und können mit dem workflixx Document Reader nun eine Lösung anbieten, die die Anforderungen des PVH optimal erfüllt.“ 

Für zahlreiche Dateiformate
Das System arbeitet browserbasiert und lässt sich für regelmäßige, wiederkehrende Anforderungen und Dateiformate anpassen. Um die bereits vortrainierte KI auf die eigenen Dokumente anzulernen, benötigt es nur eine geringe Anzahl an Trainingsdokumenten. Der erzielte Effekt liegt bei einer mindestens 80-prozentigen Zeitersparnis. Einmal nach Bedarf eingestellt, erkennt das Tool beispielsweise selbstständig E-Mails, die eine Bestellung enthalten, und kann aus der Nachricht selbst oder aus den enthaltenen Anhängen alle relevanten Daten textbasiert auslesen und etwa im CSV-Dateiformat ausgeben. Der händische Aufwand reduziert sich dabei enorm. Dasselbe gilt für Verträge, Werkszeugnisse, Transportaufträge, Belege und weitere, regelmäßig wiederkehrende Dokumente. Mit dem workflixx Document Reader sind gängige Office-Formate ebenso wie MSG-, PDF- und PNG-Dateien auslesbar. „Die Übergabe in ERP- und SAP-Systeme ist in Sekundenbruchteilen inklusive der Validierung möglich“, erläutert Frederik Diergarten weiter.

Workflows beschleunigen
Ein weiterer Vorteil ist, dass sich das Tool bedarfsgerecht für die Anforderungen und spezifischen Workflows des Handelsunternehmens anpassen lässt. Ein Beispiel: Entweder werden alle E-Mails, die an eine zuvor definierte Adresse eingehen, automatisch überwacht und verarbeitet – oder Mitarbeiter, die persönlich zu Bestellungen und ähnlichem angeschrieben werden, können entsprechende Nachrichten samt der Dateianhänge einfach an eine zentrale Mailadresse zur Bearbeitung weiterleiten.

Die Konditionen für den workflixx Document Reader staffeln sich abhängig vom voraussichtlich zu verarbeitenden Volumen an Dateien. Über das PVH FUTURE LAB ist das Tool zu Vorzugskonditionen und ab einer sechsmonatigen Laufzeit – statt der regulären Laufzeit von einem Jahr – verfügbar. Die Implementierung ist in kurzer Zeit möglich und kann ab sofort beginnen.