E-Rechnung: Das kommt auf die Unternehmen zu

Empfang von elektronischen Rechnungen ab 2025 Pflicht

Der Bundesrat hat am 22. März 2024 dem Wachstumschancengesetz (WCG) zugestimmt. Damit steht fest: Ab 2025 müssen alle Betriebe im inländischen B2B Geschäftsverkehr E-Rechnungen empfangen können.

Mit der Initiative „VAT in the Digital Age“ will die EU-Kommission das Umsatzsteuerrecht modernisieren, die Kosten bei den steuerlichen Pflichten der Unternehmen senken und Umsatzsteuerbetrug wirksamer bekämpfen. Die Vorgaben, die damit einhergehen, setzen die EU-Staaten ähnlich, aber nicht identisch um.

In Deutschland erfolgt die Reform in drei Schritten, die im WCG festgeschrieben sind. Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen und verarbeiten können. Ab 2027 sollen sie in der Lage sein, diese auch auszustellen und zu verschicken. Ein weiteres Jahr später wollen die Finanzbehörden außerdem ein elektronisches Meldesystem einführen.

Das macht eine E-Rechnung aus

Zukünftig gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem elektronisch strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden kann. Auch eine elektronische Verarbeitung muss möglich sein. Eine Papier- oder PDF-Rechnung, die per E-Mail versendet wird, entspricht grundsätzlich nicht diesen Anforderungen.

Vorteile der E-Rechnung

Laut Dr. Christian John, Leitung Projekte und Business Development EDI im E/D/E, bietet die E-Rechnung mehrere Vorteile. Er stellt heraus: „Die automatisierte Rechnungserstellung in festgelegten Formaten sorgt für eine hohe Datenqualität und -stabilität. Durch die elektronische Übermittlung können Unternehmen Postlaufzeiten sowie Portokosten einsparen. Außerdem erlaubt die elektronische Verarbeitung eine schnellere Rechnungsprüfung und somit einen zügigeren Zahlungsverkehr.“

Anforderungen an die Formate

Ein E-Rechnungsformat muss insbesondere gewährleisten, dass die Rechnungspflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können.
Die Verwendung von strukturierten Rechnungsformaten, die auf EN 16931 beruhen, ist immer zulässig.
Daneben können unter bestimmten Voraussetzungen auch EDI-Verfahren nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG zum Einsatz kommen.

Unterstützung bei der Umsetzung

In E/D/E sowie ETRIS BANK gibt es ein Projektteam, das die Mitglieder bei der fristgerechten Umsetzung der Anforderungen unterstützt. Weitere nützliche Hinweise gibt es auch unter e-rechnung-bund.de oder verband-e-rechnung.org.

Übersicht der zulässigen Rechnungsübermittlungen im inländischen B2B:

[Erweiterte Quelle (05.08.2024): Verpflichtende B2B – E-Rechnung ab 2025 – validool.org]

Hinweis: Die vorstehenden Informationen sind unverbindlich, erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Sie stellen keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar.

zwischen Dr. Christian John und Jörg Glaser zum Thema E-Rechnung

Interview

Die E-Rechnungspflicht als Vorstufe der EU Bemühungen unter der Überschrift „VAT in the digital age“ – Ziel Mehrwertsteuermissbrauch verhindern- und als Teil des Wachstumschancengesetz hat sich regelrecht versteckt und war zunächst nicht so offensichtlich. Die Pflicht kam nicht bei der relevanten Zielgruppe an (EDI Manager, ZR Verantwortliche etc.) Aber dann brach in der EDI-Szene der Verbundgruppen die große Empörung aus, nicht zuletzt weil das viel genutzte EDIFACT zunächst nicht als zulässiges digitales Format im Entwurf stand. Das hat sich mittlerweile durch den Einsatz der Verbände geändert. Vielleicht war für den einen oder anderen die Vorstellung, dass Papier oder PDF ab 2025 im b2b Geschäft abgelöst werden, einfach so abstrus, dass man die Anpassungsprojekte spät aufgesetzt hatte.

Ja, die IT Experten der Verbundgruppenzentralen haben es im Zweifel „nur“ mit weiteren Datenaustauschformaten zu tun, deren Prozesstauglichkeit getestet werden muss. Die bekannten EDI und Belegmangement- Dienstleister sind vorbereitet (und freuen sich über mehr Geschäft…). Bei den Anschluss-und Mitgliedshäusern sind die WWS Anbieter gefragt, die bereiten sich aber auch intensiv darauf vor, wie ich jüngst aus 1. Hand z.B. von der GWS in Münster erfuhr. Und letztlich hat die Verbundgruppe der Steuerberater DATEV mittlerweile komplett ins Rechnungswesen integrierte Angebote zur Unterstützung der Mandanten im Programm.

Das Bundesfinanzministerium BMF bemüht sich sehr, die elektronische Rechnung an die Anforderungen anzupassen. So ist der DER MITTELSTANDSVERBUND-ZGV e.V. bis Mitte Juli aufgefordert, eine Stellungnahme zu weiteren Konkretisierungen in einem für das 4. Quartal angekündigten BMF Schreiben abzugeben. Nun hat der Spitzenverband des kooperierenden Mittelstands den Vorteil, die betroffenen IT Experten der Verbundgruppen in unserem AK IT Management direkt zu befragen, was wir getan haben. Tenor: Eigentlich gut, dass es im EDI Management endlich mal einen Hebel zur Digitalisierung des Rechnungsaustauschs gibt.

Ich glaube nicht, dass sich grundsätzlich an der Pflicht etwas ändert. Es gibt ja auch diverse Übergangsfristen. Was die anderen Vorhaben innerhalb des Themas „VAT in the digital age“ der EU angeht (Stichwort, Auflieferung der Rechnungen auf ein Portal der Finanzbehörden) gibt es regelmäßig aus unserem Büro in Brüssel (Kollege Tim Geier) Meldungen über veränderte Fristen.

Das ist bei allen Formaten und Standards im elektronischen Datenaustausch schon immer der Fall gewesen. In den Gremien werden Änderungen beschlossen, die dann in unterschiedlichen Release Versionen in der Praxis auftauchen. Wenn aber das Portal des Finanzamtes ab 2028 (vielleicht auch 2030) ins Spiel kommt, sollte diese Frage geklärt sein (hoffentlich).

Ja. Wir reden allen mit wachsender Begeisterung von KI und lassen größtenteils den Datenschatz und die Prozessvorteile eines digitalen Rechnungsdatenaustauschs ungenutzt. Ich sehe tatsächlich die elektronische Rechnung als Booster für die Digitalisierung dieses Bereichs in mittelständischen Mitglieds- uns Anschlussunternehmen, auch wenn neue Regularien in Zeiten stark überbordendendem Bürokratismus im Mittelstand erstmal Aufwand darstellt.

Früh mit dem Projekt starten, damit genug Zeit zum Testen bleibt!